Cuidado si estás fuera del trabajo

“Estoy fuera de la oficina”, el mensaje que te puede salir caro

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La famosa respuesta automática de estar fuera de la oficina revela demasiados datos que más tarde podrían perjudicarte. Los correos que recibes pueden venir de personas que no conoces y, en algunas ocasiones, el remitente tal vez sea un cibercriminal. Por esta razón, los detalles que facilitas pueden ser utilizados en tu contra para fines maliciosos.

Para protegerte de estos peligros, hay que tener en cuenta una serie de precauciones recogidas por Proofpoint, una de las empresas líderes en ciberseguridad y cumplimiento normativo, ya que estar fuera de la oficina te puede salir caro.

1. Comparte la menor cantidad posible de detalles

¿Qué personas necesitan saber que estás fuera de la oficina? Piensa. Cualquiera que sepa tu dirección de correo puede enviarte un mensaje mientras estás fuera de la oficina. Que tus contactos más cercanos sepan que no vas a estar no tendría que ocasionarte ningún problema, pero, si tu respuesta le llegase a un cibercriminal que tratase de robar datos de tu organización, sería un grave error cometido por tu parte.

Para evitarlo, no compartas:

  • Tu número de teléfono directo, o el de tu jefe y tus colaboradores
  • Los números personales de teléfono móvil
  • Nombres, cargos y direcciones de correo de otros miembros de tu organización
  • Fechas y detalles concretos sobre tu ausencia

2. Da respuestas separadas a correos internos y externos

Algunas herramientas de correo te permiten ajustar tus respuestas de fuera de la oficina dependiendo del origen del mensaje entrante. Por lo que, puedes fiarte a la hora de dar el nombre de la persona que te cubre, o su extensión, solo en las respuestas que lleguen a personas de tu entorno. Pero, aun siendo de confianza, evita ofrecer información personal, como los números de teléfono móvil.

Para las respuestas externas revela el menor número de datos posible, y si puedes evitarlo, plantéate incluso no poner un mensaje de fuera de la oficina, sobretodo si vas a estar fuera durante poco tiempo.

 3. Gestiona la “necesidad de información” antes de irte

No dependas exclusivamente de las respuestas de fuera de la oficina para avisar a las personas (de dentro o de fuera) de tu organización con las que tratas habitualmente. Este dato es muy importante si formas parte de una cadena de aprobaciones de actividades críticas o sensibles para la empresa, como éstas:

  • Solicitudes o autorizaciones para transferencias y pago de facturas
  • Transmisión de información regulatoria, legal, de impuestos o de salud personal
  • Intercambios de correo que contengan datos confidenciales o relativos a la propiedad intelectual

Antes de irte de vacaciones o ausentarte de la oficina, haz una lista de las personas sepas que te van a contactar para temas sensibles mientras estás fuera. Ponte en contacto con ellas y hazles saber dónde estarás, cómo podrán localizarte en caso de emergencia y las personas que estarán al mando durante tu ausencia. Informales también de si vas a revisar el correo de forma regular u ocasional, o si tu plan es desconectar totalmente de tus actividades profesionales.

Por último, avisa a los contactos apropiados para que te alerten sobre cualquier petición relacionada con transacciones financieras o con la transmisión de datos sensibles mientras estás ausente, si es necesario, incluye también a tu equipo de TI.

Y recuerda, si estás de viaje o no, las comunicaciones y acciones relacionadas con este tipo de actividades que contengan información o datos sensibles deberían revisarse apropiadamente y hacerse siempre de forma oral, en lugar de por correo electrónico.