El teletrabajo, una nueva realidad digital para pymes y autónomos

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Nos encontramos en un mundo cambiante en el que el coronavirus está dando un vuelco radical al panorama laboral actual. Este hecho ya es una tendencia que seguramente se convierta en realidad con el paso del tiempo. Sin embargo, hasta antes de esta nueva perspectiva, el porcentaje de las personas que trabajaban en remoto era ínfimo e insignificante, ya que, según el Instituto Nacional de Estadística, el 91,5 % de los trabajadores realizaban su actividad profesional desde la oficina. Por tanto, muchas empresas no estaban preparadas para afrontar una situación como la actual en la que hay que migrar el flujo de trabajo de un entorno físico a uno digital accesible desde cualquier lugar y plataforma.

No cabe duda de que este nuevo escenario ha sorprendido a muchas empresas que no habían iniciado su proceso de digitalización, ahora que la mayoría de pequeños negocios han tenido que dejar de llevar su actividad comercial con normalidad debido a las medidas para frenar la expansión del coronavirus.  Sin embargo, es fundamental afrontar este tipo de situaciones con una mentalidad positiva y abierta a afrontar nuevos retos: los cambios son siempre sinónimo de nuevas oportunidades.

En este sentido, la implantación del teletrabajo puede pasar a ser un sistema de uso más habitual en nuestro país, ofreciendo más flexibilidad a los empleados y, en muchos casos, una mejora de productividad para la empresa. Por tanto, uno de los principales aprendizajes será descubrir que la presencia física en la oficina no es siempre necesaria para desarrollar las funciones de forma eficiente. Eso sí, a priori, el teletrabajo no es siempre una medida efectiva para el pequeño negocio, ya que las empresas que trabajan en el mundo físico tendrán que evolucionar partes de su negocio -como puede ser su modelo de distribución o sus productos- para poder adaptase a una realidad online.

Las pymes y los autónomos, ante el momento clave para lanzar su negocio al mundo digital y al teletrabajo

Nos encontramos ante un paradigma totalmente nuevo que ofrece a las empresas de cualquier tamaño la posibilidad de lanzarse al mundo digital con el objetivo de seguir manteniendo activo su modelo de negocio. La digitalización de las empresas engloba muchos aspectos, entre los cuales destaca la llegada al mundo virtual a través de una página web (sí, por increíble que parezca, todavía un 52% de los negocios no cuenta con una), y la posibilidad de migrar parcial o totalmente su actividad al mundo online gracias al comercio electrónico.

De la misma manera, esta nueva forma de trabajar necesita nuevos modelos de relación entre empleados, así como con proveedores o clientes. Una buena implementación del teletrabajo debe incluir herramientas que faciliten una comunicación ágil, efectiva y cercana. Igual de importante será disponer de herramientas de gestión que faciliten la asignación, control y consecución de tareas o proyectos a tiempo real.

En este sentido, desde GoDaddy señalamos que la clave principal para implementar el teletrabajo de forma eficiente es el establecimiento de modelos (herramientas tecnológicas y procedimientos) de comunicación e interrelación remota, de gestión de datos, tareas, proyectos y personas. Todo ello dentro de la un marco de seguridad equiparable al que se ha dotado en los sistemas y espacios habituales de trabajo.

Gestión de la información

Uno de los principales retos a los que las pequeñas y medianas empresas se enfrentan es que el acceso a los datos de valor se encuentra en servidores locales. Esto dificulta el acceso de manera remota o el trabajo simultáneo de distintas personas.

Sin duda, una de las primeras medidas que tienen que llevar a cabo las empresas es el uso de espacios cloud o en la nube para almacenar de manera segura y accesible sus datos. El objetivo es que cualquier persona pueda acceder a la documentación que va a requerir en su día a día desde cualquier espacio. Debemos asegurarnos de que el acceso está restringido a las personas interesadas y que estamos blindados ante posibles ataques informáticos o hackeos.

También es importante que la información pueda ser consultada o tratada simultáneamente por distintas personas. Con el teletrabajo deja de existir la posibilidad de sentarse con un compañero a crear o revisar un documento, pero sí es posible trabajar en tiempo real sobre un documento de manera conjunta.

Afortunadamente, hoy en día existen numerosas alternativas y proveedores que ofrecen la posibilidad de guardar tu documentación en la nube y crear cualquier documento conjuntamente desde cualquier lugar del mundo.

Relación entre trabajadores

No podemos engañarnos, el trabajar en equipo es algo relevante y la información que intercambiamos en correos electrónicos no siempre llega a tiempo, ni siempre es suficiente o productiva. Por eso, es el segundo pilar fundamental del teletrabajo.

En la era del chat, necesitamos herramientas de mensajería instantánea en grupo que permita iniciar llamadas o videoconferencias de manera práctica y eficiente. Teams, una de las soluciones de Microsoft, es una herramienta intuitiva que permite escribir de manera individual, crear salas por proyectos, compartir información y realizar videoconferencias. En definitiva, todo lo necesario para gestionar tareas, personas y proyectos. La implantación de estas herramientas ha de ir siempre acompañada de una formación y procedimientos para favorecer una rápida adopción por parte de los empleados.

Por último, cuando llega el momento de implementar soluciones tecnológicas hay que apostar por una herramienta única, pero multidisciplinar. En muchas ocasiones, hemos visto como empresas han implementado varias soluciones con distintos proveedores lo que complica la adopción de todas ya que suele haber confusión de cuál utilizar para qué, en su mayoría, caen en desuso y generan frustración. En otras palabras, desde el punto de vista tecnológico, es imprescindible canalizar el uso de herramientas tecnológicas en un solo paquete de servicios, ya que de esta forma se facilita el trabajo y la adopción de esas medidas.

El teletrabajo requiere abrir su negocio online para sobrevivir

Es frecuente pensar que el cambio al mundo digital supone poner a disposición de la empresa una gran variedad de recursos tecnológicos, algo que requiere una inversión desde el punto de vista económico, pero también en términos de tiempo de implantación. Aunque en algunos casos pueda ser así, lo cierto es que llevar a cabo este proceso es mucho más sencillo de lo que pueda parecer. En nuestro caso, somos capaces de crear este sistema de aplicaciones en muy pocos clics confiando en proveedores tan relevantes como Microsoft y haciendo uso de la suite de productos por todos conocida (Office, Excel, Power Point…) a los que se unen las herramientas de teletrabajo basadas en mensajería y almacenamiento cloud (Teams, Onedrive, Sharepoint).

En definitiva, las pequeñas y medianas empresas, así como los autónomos, se encuentran en un buen momento – por necesidad y facilidad – para dar el salto al mundo digital. El teletrabajo no entiende de tamaños de empresa, por lo que puede ejercer un papel de palanca de cambio que impulse una revolución digital. Ha llegado el momento de seguir desarrollando nuestra actividad profesional en un contexto distinto y de seguir creciendo de cara al futuro.

  • Lola Puerta, es directora general de GoDaddy para el Sur de Europa.