De media, antes de la pandemia los trabajadores españoles pasaban unas 1.701 horas al año en su puesto laboral, es decir, unas 36,5 horas semanales, una cifra que coloca a España entre el grupo de países donde más tiempo se dedica al trabajo y que sin embargo contrasta con lo que señalan algunos estudios: el tiempo perdido en el trabajo llega a suponer un 30% del total de la jornada laboral.
Pero estas pérdidas de tiempo, a pesar de no contar con la complicidad de compañeros, no son menores cuando, como ahora, trabajamos en muchas ocasiones desde casa, pues las razones que lo provocan van más allá del típico cafetito a media mañana con los otros miembros del departamento. "En casa también hay otros ladrones del tiempo que siguen amenazando la productividad del empleado. El móvil, navegar por Internet, conversaciones telefónicas o teleconferencias interminables pueden alargar nuestra jornada laboral y reducir nuestra efectividad", asegura Joan Pons, CEO de EffiWork
Para ello, es importante que antes de comenzar analicemos nuestras jornadas laborales, qué esperamos de ellas, y eliminemos lo superfluo, lo que no nos aporta y sin embargo requiere tiempo y esfuerzo.
Las prácticas que nos hacen perder el tiempo
A juicio de los expertos, estos son los vicios o prácticas más comunes que reducen nuestra productividad. Muchos de ellos no son evitables, pues forman parte de nuestra actividad, pero igual sí podemos esforzarnos para mantenerlos a raya:
- Uso del móvil. Los smartphones ofrecen cada vez más posibilidades y potencian nuestras redes de conexión con numerosas personas. Una comunicación múltiple y continua que, sin embargo, requiere casi constante dedicación. El móvil constituye el 50% de las distracciones de un empleado en su jornada laboral. Silenciarlo y alejarlo durante la jornada laboral mejorará nuestro rendimiento y concentración. También conviene limitar las consultas en el móvil durante las pausas del trabajo.
- Ser multifuncional. Estar en una tarea, y en otra, y en otra, dificulta la actividad a tu cerebro y es poco operativo. Al tratar de hacer varias cosas a la vez, siempre se corre el riesgo de olvidar una de ellas y dejarla incompleta. Es conveniente por ello, concentrarse en una tarea importante y mantenerse enfocado hasta terminarla antes de comenzar otro cometido. De la misma forma, debemos asignar el tiempo necesario a cada tarea y ternerlo presente cuando planifiquemos nuestra jornada.
- Internet. Navegar por la red para informarnos, consultar webs de compras, buscar la emisora de radio, buscar la mejor oferta para volar o alojarnos, explorar nuevas actividades de ocio y horarios, hacer reservas o gestiones bancarias... Internet ofrece infinitas posibilidades al alcance de un click, incontables tentaciones que absorben tiempo de trabajo y reducen la productividad.
- Mail. Visitar y revisar el mail es una actividad de alto riesgo para la jornada laboral. Las nuevas prácticas aconsejan cerrarlo tras una primera lectura matinal, ya que dejarlo abierto atraerá constantemente nuestra atención con las alertas y los avisos y nos atraparán revisando uno tras otro.
- Redes Sociales e interrupciones de compañeros. Los empleados suelen tener varias y seguir a cientos de cuentas. Hay algunas muy activas que generan gran cantidad de contenido y que llaman la atención sin parar. No silenciarlas o desactivarlas mientras se trabaja puede dar al traste con horas de trabajo porque su capacidad de atracción es poderosa y, una vez dentro, se pierde la noción del tiempo. Si a esto le añadimos las interrupciones de compañeros que vamos recibiendo a lo largo de la jornada en forma de preguntas, dudas, consultas o favores, el tiempo total "perdido" es considerable. Una solución a estas incursiones en la actividad de los empleados es poder indicar a los demás que estamos inmersos y concentrados en una tarea y que no queremos distracciones. En el caso de estar teletrabajando deberíamos poder bloquear las notificaciones del chat o grupo laboral.
- Reuniones y teleconferencias. Es una queja común entre los empleados: demasiadas reuniones poco productivas. Una reunión conlleva una inversión de tiempo y esfuerzo para varias personas. A eso hay que añadir lo que tardarán después en volver a concentrarse en su tarea. Para que una reunión sea eficaz, en la convocatoria deben figurar los objetivos y la finalidad del encuentro, los puntos o temas a discutir y la duración estimada de la misma. También es aconsejable reservar las reuniones para discutir los temas relevantes y evitarlas para los más sencillos.
- Paradas para desayunar, tomar café y fumar. Este tipo de interrupciones, que también se producen en casa, en las que rompemos nuestra soledad con la ayuda del teléfono, acaban pasando factura cuando dejan de ser las necesarias y se convierten en rutinarias y frecuentes. Si al cabo de la jornada laboral sumamos los minutos que empleamos en esta clase de paisas, hay casos en los que pasan de una hora y media.
- Aplazar tareas. Dejar para más tarde o para un mejor momento ciertos trabajos o actividades solo puede generar más estrés y posteriores sentimientos de culpabilidad. La procrastinación es una inmensa fuente de insatisfacción y frustración. Además, suele provocar que el producto final sea incompleto o, como poco, mejorable, ya que la falta de tiempo habrá impedido perfeccionarlo. El momento adecuado no llegará nunca.
- Organización frente a desorganización. Un buen sistema de organización y realización de tareas ayudará al empleado a tener todo bajo control y terminado a tiempo, a solucionar imprevistos y a afrontar los nuevos proyectos que vayan llegando. La desorganización provoca una pérdida de eficacia en el trabajo que repercute en la productividad. Los expertos aconsejan iniciar la jornada laboral organizando y planificando las tareas pendientes, agruparlas según sus características y dejando espacio también a unas pequeñas pausas de descanso saludable. Además nuestra energía vital y mental durante cada jornada laboral es limitada. A medida que avanza el día, nuestra capacidad de toma de decisiones y nuestra productividad disminuyen y aumenta el riesgo de que podamos cometer errores involuntarios. Es por eso que se recomienda afrontar las tareas más complejas a primera hora de la mañana cuando nuestra mente está fresca, descansada y al 100% de su capacidad cognitiva.
- Aprender a decir "no". Aceptar tareas sin discriminar cuáles son convenientes o no puede repercutir en la productividad de los empleados. Cuando se asumen trabajos ajenos al objetivo final, se está poniendo en riesgo esa misma meta establecida. Por ello, aplicar la asertividad para rechazar con claridad tareas o actividades que no aportan, es un sano hábito que evitará cargar en exceso la agenda laboral y ayudará a mantener los límites para salvar el trabajo previsto.