No son poco frecuentes las informaciones y noticias sobre empresas, de distintos tamaños, que pese a haber implantado sus planes de prevención penal o compliance penal, han sido objeto investigaciones en el marco de procedimientos penales. Si habían “hecho los deberes” y se han dotado de esta herramienta para el cumplimiento normativo, en general, y penal, en particular, ¿qué ha podido fallar?
Lo primero que deben saber las empresas es que el riesgo cero no existe. Y que los fallos de un plan de prevención de delitos pueden ser muchos, la mayoría de ellos tienen que ver con los cambios en la cultura organizacional y con el asesoramiento profesional para la elaboración de un plan de compliance que se adapte al máximo a la realidad de la empresa y de su sector.
Algunos de los errores más frecuentes son la ausencia de compromiso de los órganos de administración o de los directivos de la empresa; no haber identificado correctamente los riesgos; no contar con los controles adecuados; no haber formado a los empleados; no disponer de una vía confidencial para que un empleado ponga de manifiesto las irregularidades observadas; no garantizarle la ausencia de represalias si comunica un incumplimiento; no contar con un responsable de cumplimiento normativo adecuado, etc.
Pero incluso en los supuestos en que los riesgos estuvieran bien definidos, se aplicaran los controles adecuados y se contara con los demás elementos idóneos para el funcionamiento del plan de prevención, podría cometerse un delito. No obstante, es incuestionable que un plan de prevención obstaculiza y dificulta la posibilidad de que esos riesgos se materialicen.
Ventajas del plan de compliance penal
Lo cierto es que los beneficios de implantar un plan de prevención de delitos son múltiples. De forma muy resumida podemos destacar la mitigación del riesgo de comisión de delitos dentro de la empresa, tanto de los que le son penalmente atribuibles como los que no, como por ejemplo las apropiaciones indebidas de fondos por los empleados.
Por otra parte, está la exoneración o la reducción de la responsabilidad de la empresa en el caso en que se resultara imputada en un procedimiento penal.
También hay otras ventajas relacionadas con la propia actividad de la empresa, ya que contar con un plan de compliance penal supone en cada vez más ocasiones una ventaja competitiva en la contratación pública y privada.
Por otra parte, relacionado con los intangibles de la empresa, conlleva una mejora de la reputación de marca, entre otros beneficios.
Sistema interno de información, la última exigencia
Una de las últimas novedades es la obligación de determinadas entidades de implantar un sistema interno de información (antes denominado “canal de denuncias”, intentando despojar este nuevo nombre de cualquier connotación negativa). Se trata de un mecanismo para facilitar de primera mano y a la propia empresa, la información sobre conductas irregulares que se están cometiendo en su seno.
El anteproyecto de la Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, tiene como finalidad no sólo trasponer la Directiva (UE) 2019/1937 de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, tiene como objetivos, por una parte, establecer un sistema de protección al “informante” (o sea, al denunciante de una práctica irregular), y por otra, establecer las normas mínimas de funcionamiento de los canales de información.
¿Qué se requiere para implantarlo? En primer lugar, que el órgano de administración de la empresa acuerde llevarlo a efecto, previa consulta con la representación legal de los trabajadores. El órgano de administración es así el responsable de su implantación.
Para ello, deberá aprobar una política que defina los principios generales de este sistema y la defensa del informante, y publicitarla en el seno de la entidad, para que todos sus miembros la conozcan, debiendo igualmente designar a un responsable de dicho sistema.
El sistema deberá diseñarse de forma que se asegure la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, debiendo igualmente regularse la completa tramitación de toda información que se reciba a través del canal.
Otro punto importante que deben conocer las empresas es que la gestión del sistema de alerta se podrá llevar a cabo dentro de la propia entidad o bien acudiendo a un tercero externo.
Será clave que en la implantación del plan de prevención penal se cuente con asesoramiento especializado para elaborar un sistema totalmente adaptado a las características propias de la empresa. Igualmente deberán realizarse revisiones periódicas de dicho plan que servirán para adecuarlo tanto a posibles nuevas actividades de la empresa (lo que conlleva la exposición a nuevos riesgos) como a los cambios legislativos o jurisprudenciales que se produzcan y corregir anomalías o materias que resulten desfasadas.