Con la pandemia, las empresas se han visto obligadas a adaptar sus procesos y sus medidas de seguridad para no tener que reducir o, en el peor de los casos, parar su actividad. Según Adecco Group, en la actualidad cerca de tres millones de españoles teletrabajan al menos durante una parte de su jornada, lo que supone un 74,2% más que antes de la crisis sanitaria. Así que las empresas que no contaban con planes de trabajo en remoto se han visto en una situación desorganizada, o incluso caótica, que ha obligado a los equipos de ciberseguridad a cambiar sus estrategias inesperadamente para acoplarse a los nuevos entornos de trabajo.
Es por ello que confiar en una tecnología que se ha adoptado con demasiada rapidez por necesidad, como ha ocurrido este último año, podría ser peligroso, ya que puede carecer de la seguridad, la escalabilidad y las características que son esenciales para una colaboración empresarial exitosa y sostenible. Dejar atrás estas soluciones temporales debería convertirse en una prioridad a partir de ahora, antes de que ciertos comportamientos se arraiguen en la cultura de la empresa y se haga más difícil su cambio.
Que la transformación digital se haya acelerado por la pandemia es una buena noticia, pero para muchas empresas siguen existiendo muchos retos. Según el informe sobre inteligencia organizacional 2020 de Fujitsu, el 86% de las organizaciones de toda Europa tiene problemas con la cantidad de datos que tienen que gestionar, y una de cada tres aún no tiene un plan de transformación digital. Si a esto le añadimos que las infraestructuras de TI se enfrentan a implicaciones de seguridad únicas debido a la adopción generalizada del trabajo en remoto, es comprensible que haya dudas e indecisión. Además, algunas organizaciones siguen siendo incapaces de reeducar a sus empleados para que utilicen las aplicaciones oficiales de intercambio de archivos en lugar de alternativas no reguladas como el correo electrónico personal, las unidades USB o las aplicaciones de almacenamiento en la nube.
A medida que las economías siguen abriéndose y la vuelta a la normalidad se acelera, muchas empresas seguirán ofreciendo a sus empleados un modelo de trabajo híbrido, con algunos días en la oficina y otros en casa. Esto significa que la necesidad de hacer que las redes remotas sean seguras ha venido para quedarse y debe ser abordada para la seguridad de los empleados y de la empresa. Las redes corporativas basadas en el trabajo en la oficina proporcionan protecciones de seguridad que no están disponibles en casa o en espacios públicos; y sin ellas las empresas son mucho más vulnerables a los ciberataques, especialmente si se utilizan dispositivos personales. Además, puede llevar más tiempo detectar un ataque cuando los empleados no están conectados a la red de la oficina y cuanto más tiempo se tarde, más daño se puede hacer. Según Proofpoint, compañía experta en ciberseguridad, la actividad de los ciberdelincuentes puede llegar a tener consecuencias devastadoras para las empresas, como la interrupción de la actividad, las pérdidas económicas y el impacto en la valoración de la empresa (un 45% en todos los casos), las fugas de datos (43%) y el daño reputacional (40%).
Muchas organizaciones que todavía no operan con un elevado porcentaje de personal en remoto han buscado replicar la seguridad de las redes gestionadas. Por este motivo, hemos visto un incremento del 23% en el gasto en cloud del 2020 al 2021, según Gartner. La ciberseguridad es una parte clave de la transformación digital encabezada por la nube, que permite a los empleados trabajar de forma colaborativa, fácil y segura, enviando mensajes, llamándose o reuniéndose desde cualquier lugar.
Después del último año y medio, muchas empresas pueden sentir que los grandes proyectos tecnológicos están fuera de su alcance. Esto no significa que no deban intentar seguir adelante con la transformación digital para tener una mayor ventaja competitiva. Sin embargo, la transformación no tiene por qué venir de un cambio drástico. Un buen primer paso podría ser simplemente volver a centrarse en los fundamentos, identificando cambios sencillos que puedan tener un gran impacto. Para muchas empresas, la tecnología de captura de imágenes es un buen punto de partida para renovar las estrategias de transformación digital.
Al capturar y digitalizar la información de documentos, tarjetas de visita, recibos u otros papeles, contar con un escáner puede suponer un primer paso para aprovechar los datos con el fin de obtener resultados empresariales positivos. La información digital puede ser analizada rápidamente y se puede actuar sobre ella mucho más rápido que si se almacena físicamente. También desde el punto de vista de la seguridad, al eliminar el acceso a los documentos e información físicos en favor de su almacenamiento en un sitio digital seguro, se puede reducir el riesgo de que la información protegida acabe en las manos equivocadas. Dado que cada vez hay más personas que trabajan desde casa, capturar los documentos y almacenarlos de forma segura en formato digital puede garantizar que todos los empleados de una organización puedan acceder a la información que necesitan para realizar su trabajo, independientemente del lugar en el que se encuentren.
El verdadero valor de este enfoque para las empresas es que, una vez que los documentos se escanean y los datos contenidos son capturados, los empleados pueden reutilizar la información de la manera que más les convenga a ellos y a su empresa, lo que permite dar un gran primer paso en el proceso de la transformación digital.
Jesús Cabañas es director de PFU (EMEA) Limited para Iberia.