Las autoridades judiciales españolas han reconocido la capacidad de SIA, empresa de ciberseguridad del grupo Indra, de demostrar la validez de contratos firmados electrónicamente, en lo que supone un impulso decisivo para este revolucionario proceso que incrementa exponencialmente la eficiencia de la Administración y empresas de todos los sectores.
Solo las compañías de ciberseguridad más rigurosas y con más experiencia son capaces de recoger las evidencias necesarias para demostrar ante un juez la autenticidad de un documento firmado electrónicamente.
En el caso de SIA, la empresa cuenta con más de 1.200 expertos ciberprotegiendo las principales organizaciones e infraestructuras de nuestro país. Un centenar de ellos se encarga de que cada año se firmen de forma electrónica nada menos que 150 millones de documentos en la administración y sector privado.
Este equipo especializado de ingenieros está transformando una de las costumbres más arraigadas en nuestra sociedad, arrinconando el hábito de firmar contratos sobre papel para darles validez legal.
La empresa de ciberseguridad gestiona más de 400.000 documentos al día y es el proveedor líder en España de este servicio de firma electrónica. Un servicio que en los peores momentos de la pandemia ha sido la tabla de salvación de muchos negocios. “La demanda se multiplicó y muchas compañías adoptaron de forma masiva este procedimiento”, asegura Alfonso Fernández, director de Firma e Identidad Digital de SIA.
El proceso para firmar electrónicamente un documento es de una enorme sencillez para el usuario. Recibe un enlace con el que accede al documento, lo firma con su certificado cualificado que está alojado en la nube y, a continuación, recibe en su móvil una contraseña de un solo uso (OTP, One Time Password) con la que confirma el proceso.
Mientras esto ocurre, SIA se encarga de supervisar todo el procedimiento e incorporar al final del mismo su sello como prueba de que ha recogido las evidencias que necesita para, llegado el caso, demostrar que el acuerdo se ha cerrado correctamente ante un juez. Durante un periodo mínimo de cinco años, custodiará el documento y lo mantendrá a disposición de las partes para su consulta a través de la web.
Y es en esta labor en donde radica la diferencia que separa a unas empresas de servicios de firma electrónica de otras. Porque la capacidad para presentar evidencias en caso de litigio difiere mucho entre ellas. “En SIA ya hemos demostrado que las firmas que supervisamos y a las que imprimimos nuestro sello son auténticas, más allá de cualquier duda”, afirma el director de Firma e Identidad Digital de SIA.
Para haber logrado esto y proteger a sus clientes de fraudes, el equipo de SIA supervisa todo tipo de detalles: quién firma el documento, qué rol tiene en la empresa o si se trata de un particular, dónde se encuentran los firmantes, a qué hora se realiza la gestión, desde qué dispositivo se conectan y si han realizado antes un trámite similar. También se asegura que las partes reciben el mismo documento, de forma íntegra y que es auténtico.
Con estos datos, SIA puede demostrar la legitimidad del acuerdo en caso de que surja cualquier tipo de conflicto. Y los jueces ya han reconocido su capacidad para demostrar la validez de los contratos cerrados que “quedan justificados sin ningún género de dudas” con los datos que aporta la compañía, tal y como ha señalado una jueza en un reciente auto.
No importa que las partes no se encuentren físicamente en el mismo lugar o que no exista un documento físico de papel. “La documentación corrobora el proceso de la contratación”, ha determinado la jueza, que reconoce el papel de SIA como “responsable de la firma electrónica y de almacenar y corroborar la contratación efectuada y la vigencia de la misma”.
El valor de la firma electrónica
La jurisprudencia que comienza a generarse en España está dando el espaldarazo definitivo que el equipo de SIA estaba esperando. Las decisiones de los jueces llegan después de que la Unión Europea impulsase en 2014 el Reglamento eIDAS, que estableció unas reglas de juego comunes para todos los países socios y equiparó el valor legal de la firma electrónica al de la manuscrita.
El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) también jugó un papel clave para devolver a los usuarios el control y confianza sobre el uso que se hace de sus datos en cualquier procedimiento digital. Con el camino legal despejado, para los expertos de SIA solo es cuestión de tiempo que el papel y la tinta desaparezca para siempre de los contratos y procedimientos administrativos.
Ya no será necesario acudir a una oficina y hacer cola para completar un trámite con la Administración Pública. “La rapidez, comodidad y ahorro económico son enormes. La eficiencia de la firma electrónica hace inevitable que se imponga”, explica el director de Firma e Identidad Digital de SIA, Alfonso Fernández.
También se elimina el uso de papel y la necesidad de habilitar edificios enteros para archivar miles de documentos difíciles de gestionar y recuperar. La creciente preocupación por el medioambiente es otro de los argumentos que justifican el cambio.
Pero, sobre todo, para Fernández, se trata de una cuestión de supervivencia. En la era digital, los ciudadanos y los consumidores esperan resolver muchos de sus problemas con un solo clic y las organizaciones que quieran ofrecer sus productos o servicios tendrán que adaptarse.